Usuarios es donde se guarda a cada persona con cuenta en Weblabor Admin: sus datos, sus documentos, su estado y los puestos que le dan sus roles. Esta guía muestra cómo dar de alta a alguien, qué significa cada campo y las acciones que puedes ejecutar sobre una cuenta. Los puestos y los contratos tienen su propia guía, Puestos, contratos y pago.
Quién puede usarlo
Usuarios está en el panel de administración. Para llegar, abre el menú de arriba a la derecha y elige Ir al Panel de Administrador; Usuarios está en el grupo Usuarios de su menú lateral. Solo lo ves si tu rol te da acceso al panel de administración y a los usuarios. Crear, editar y eliminar personas necesitan cada uno su propio acceso, así que puedes ver la lista sin los botones para cambiarla.
La lista
La lista muestra de cada persona su Nombre, Miembro desde (hace cuánto se creó la cuenta), si su Cumpleaños está capturado, si sus Documentos están completos (la identificación y el comprobante de domicilio), si tiene un Contrato firmado, su Residencia, su Rol, su Identidad (con qué inicia sesión), su Última sesión registrada en y su Estado.
Al principio muestra solo a las personas activas. Abre los filtros y cambia Activo a No para ver a todas las demás. Si no hay nadie que mostrar, la lista dice No hay datos para mostrar.
Da de alta a una persona
- Haz clic en Crear Usuario.
- Escribe el Nombre.
- Llena cómo inicia sesión la persona. Correo electrónico aparece cuando se inicia sesión con correo, y Teléfono y Nombre de usuario cuando se inicia sesión con ellos; necesitas al menos uno, y ninguno puede pertenecer a otra cuenta. Un correo no puede llevar letras con acento ni ñ.
- Escribe una Contraseña de al menos 8 caracteres, o haz clic en las flechas dentro del campo para generar una.
- Llena lo que sepas del resto. Nada de esto es obligatorio:
- Correo electrónico personal: el correo propio de la persona. Los contratos se envían ahí.
- Fecha de nacimiento, Número de teléfono y Residencia.
- Zona horaria: las fechas y horas que ve la persona se muestran en ella. Una persona nueva recibe la de la Ciudad de México cuando la dejas vacía; ve Fechas y zonas horarias.
- Pin: aparece solo cuando el PIN de seguridad está activado. Escribe 4 dígitos para fijar el PIN de la persona, o déjalo vacío para conservar el que tiene; ve El PIN de seguridad.
- Identificación y Dirección: sube el documento de identificación y el comprobante de domicilio en el área que dice Suelta tus archivos aquí o haz clic para seleccionarlos.
- Correo verificado: márcalo cuando sepas que el correo es correcto.
- Estado: Activo al principio; ve más abajo.
- Horas de trabajo: las horas al día que trabaja la persona, de 01 h a 12 h.
- Descripción: cualquier nota.
- Está en Slicing Pie: márcalo cuando la persona participa en la División justa. Solo esas personas la ven en su menú.
- Los campos personalizados que tu empresa haya agregado; ve más abajo.
- Haz clic en Agregar Usuario.
Cuando la cuenta tiene correo y escribiste una contraseña, la persona recibe un correo de bienvenida con el correo con el que inicia sesión y esa contraseña, y la primera vez que inicia sesión se le pide elegir una nueva.
La persona nueva todavía no tiene rol. Los roles vienen de los puestos: abre a la persona y agrégale un puesto, como se explica en Puestos, contratos y pago.
La página de una persona
Abre a una persona desde la lista para ver todo lo anterior, más la fecha en que se verificó su correo, la Aplicación de empleo de la que vino si se le contrató con una, el País, el Estado y la Ciudad que se detectaron para ella, y la fecha de Bloqueado el cuando está bloqueada.
Más abajo, Horarios lista sus horarios de trabajo (ve El organigrama), Posiciones lista sus puestos y Registros de comunicación lista los mensajes que se le enviaron.
Para cambiar algo, haz clic en Editar, cámbialo y haz clic en Guardar cambios. Deja vacía la Contraseña para conservar la actual.
Si tienes el rol principal de la empresa y guardar a una persona cambia sus roles, por ejemplo porque le pones un Estado distinto de Activo, se le envía por correo una Notificación de actualización de rol con los roles que perdió y los que ganó. Guardarla sin cambiar sus roles no envía nada.
Estado
Estado es Activo, Inactivo, Archivado o Eliminado. Solo Activo cuenta como activo; los otros tres funcionan igual. Cuando pones a una persona en cualquiera de ellos:
- Sale de todos los proyectos a los que pertenecía.
- Pierde sus roles cuando se guarda su cuenta, y los recupera de sus puestos si vuelve a estar Activo.
- Sale del organigrama y de las listas de personas para elegir.
- Se cierra su sesión y no puede iniciar sesión; se le dice Tu cuenta no está activa, por favor contacta al soporte. Vuelve a ponerla en Activo para dejarla entrar.
Acciones sobre una cuenta
Están en la página de la persona; Actuar como también está al final de cada fila de la lista. Se ejecutan en cuanto haces clic, sin confirmación, salvo Cambiar Contraseña de la Base de Datos, que primero pide la contraseña.
- Actuar como inicia tu sesión como esa persona, así ves el panel exactamente como ella. Se ofrece en todas las cuentas menos la tuya y, salvo que tú seas super administrador, las de los super administradores; las cuentas con el rol principal de la empresa sí se incluyen. Todo lo que hagas mientras tanto lo haces como ella. Para volver a tu cuenta, abre el menú de arriba a la derecha y elige Dejar de actuar, que ocupa el lugar de Cerrar sesión. No puedes actuar como una segunda persona hasta que dejes de actuar: intentarlo muestra You're already acting as an user.
- Costos de tiempo abre la lista del tiempo que esta persona ha registrado en tareas, con lo que se estima que cuesta y lo que se ha pagado. Necesitas acceso a los registros de tiempo o a finanzas para abrirla.
- Bloquear usuario cierra la sesión de la persona y le impide iniciar sesión; se le dice Estás bloqueado, por favor contacta al soporte. Su página muestra entonces la fecha de Bloqueado el. Mientras está bloqueada el botón dice Desbloquear usuario; haz clic en él para dejarla entrar otra vez. No se ofrece en cuentas con el rol principal de la empresa.
- Restablecer PIN aparece solo cuando el PIN de seguridad está activado, y solo a quienes tienen el rol principal de la empresa. Borra el PIN de la persona y ves El PIN del usuario ha sido restablecido correctamente. Se le pide uno nuevo la próxima vez que lo necesite; ve El PIN de seguridad.
- Cambiar Contraseña de la Base de Datos le da a la persona una contraseña nueva en las bases de datos de los proyectos. Solo la ven los super administradores. Cambia su acceso en los servidores, así que lee Sincroniza usuarios con Ploi antes de usarla.
Eliminar quita a la persona de la lista. No se ofrece en las cuentas de los super administradores.
Botones arriba de la lista
- Sincronizar Datos abre la herramienta que revisa el acceso de todos a las bases de datos. Solo lo ven los super administradores, y cualquier otra persona que abra su dirección recibe una página de error; ve Sincroniza usuarios con Ploi.
- Verificar Contratos le pregunta al servicio de firma el estado de cada contrato que se envió y todavía no termina; ve Puestos, contratos y pago.
- Crear Usuario da de alta a una persona, como arriba.
Importa desde Excel
Los íconos arriba de la tabla exportan la lista a una hoja de cálculo, importan personas desde una, y eligen las Columnas que ves. Importar aparece solo si puedes ver y también crear usuarios.
- Haz clic en Importar. La página se titula Importar Usuarios.
- En Archivo de Excel, elige un archivo XLSX, XLS o CSV. Las columnas se reconocen por los encabezados de la exportación, así que la forma más fácil de acertar es exportar primero la lista y editar ese archivo.
- Haz clic en Analizar archivo para ver qué columnas se importarán y cuáles se ignorarán.
- Haz clic en Importar filas y revisa el resultado: cuántas filas se importaron, en Importados, y los Errores de las filas que no.
Las filas con ID actualizan a esa persona, cambiando solo las columnas que trae el archivo. Las filas sin ID crean a una persona nueva con las mismas reglas que el formulario. Un archivo sin columna Estado deja el estado de cada persona que ya existe como está, y crea a las personas nuevas como Activo. Quienes se crean así reciben una contraseña al azar que nadie ve y ningún correo de bienvenida: diles que usen ¿Olvidaste tu contraseña? en la página de inicio de sesión.
Campos personalizados
Cuando la empresa necesita guardar algo de las personas que el formulario no pide, haz clic en Campos personalizados arriba de la tabla. Cualquiera que pueda crear o editar usuarios puede agregarlos, ordenarlos, cambiarlos y eliminarlos, y luego aparecen al final del formulario de cada persona. Cómo funcionan se explica en Agregar campos personalizados.