Ingresos y gastos

Cada monto que la empresa espera recibir es un ingreso, y cada monto que tiene que pagar es un gasto. Ingresos, Gastos, Proveedores y Cuentas bancarias en el grupo Finanzas del menú lateral son donde se registran. Esta guía muestra cómo.

Cada una de estas entradas aparece solo si tu rol te da acceso a ella, y tu rol también decide si puedes crear, editar o eliminar registros en ella.

Cómo avanza un ingreso o un gasto

Un ingreso o un gasto empieza programado para su Fecha programada. Su Estado dice entonces en qué punto está:

• Programado: todavía no se paga, y su fecha todavía no llega.
• Retrasado: todavía no se paga, y su fecha ya llegó. Un movimiento programado para hoy ya aparece como Retrasado ese mismo día.
• Pagado: tiene una Fecha de Pago.

La mayoría de los pagos se marcan como pagados cuando se envía el dinero, como se explica en Envía transferencias. Solo las personas que pueden ver las finanzas ven el campo Fecha de Pago en el formulario y pueden ponerla a mano.

Registra un ingreso

1. Elige Ingresos en el grupo Finanzas y haz clic en Crear Ingresos.
2. Vincúlalo a aquello de lo que proviene: un Proyecto, un Servicio, un Préstamo, un Sprint del proyecto o un Elemento, como una licencia, un préstamo, una persona, un proveedor o un sprint. Proyecto solo ofrece proyectos que no son administrativos.
3. Elige su Tipo:
   • Real, Nu, Mercado Pago y BBVA son dinero que llega de verdad; los tres últimos nombran la cuenta a la que llega.
   • De gasto y De ingresos son montos que se mueven desde un gasto o desde las ganancias, no dinero nuevo.
4. Escribe el Total, revisa la Fecha programada y agrega Notas si ayudan.
5. Haz clic en Agregar Ingresos.

Encuentra ingresos

La lista se abre con el filtro Tipo en Real. Ese filtro muestra todos los ingresos que son dinero real: Real, Nu, Mercado Pago, BBVA y los ingresos sin tipo. Solo se dejan fuera De gasto y De ingresos; elígelos en Tipo para verlos. Todos los ingresos que muestra el filtro Real son los que cuentan en el tablero de finanzas.

Los demás filtros son:

• ID del proyecto: el número de un proyecto.
• Tipo de pago: Programado muestra todos los ingresos que todavía no se pagan, incluidos los retrasados; Pagado muestra los pagados; Retrasado muestra los no pagados cuya fecha ya llegó.
• Estado: Programado, Retrasado o Pagado, como se describe arriba.
• Fecha desde y Fecha hasta, sobre la Fecha programada. Juntas dejan los ingresos entre los dos días, ambos incluidos; cualquiera de las dos sola funciona como inicio o como fin. Las dos se conservan al recargar la página.
• Tipo de artículo e ID del artículo, que acotan la lista a los ingresos de un elemento.

En algunos ingresos vinculados a un sprint, Tarea Relacionada vincula una tarea al ingreso por su ID de tarea.

Registra un gasto

1. Elige Gastos en el grupo Finanzas y haz clic en Crear Gasto.
2. Vincúlalo a un Proyecto, al Usuario que lo recibe, a un Préstamo, a un Sprint del proyecto o a un Elemento, como el costo de una tarea, el costo de un sprint, un puesto o un proveedor. Proyecto solo ofrece proyectos activos que no son administrativos, y Usuario solo personas activas.
3. Elige el Método de pago: Real, Nu, Mercado Pago, BBVA, Wise, Efectivo o Ficticio.
4. Escribe el Total y revisa la Fecha programada. Agrega Notas si ayudan.
5. Haz clic en Agregar Gasto.

La Categoría no está en el formulario al crear un gasto: se pone sola según aquello a lo que está vinculado el gasto.

• El costo de una tarea queda en Por hora, Costo del Sprint o Tarea, según cómo se paga esa tarea.
• El costo de un sprint queda en Costo del Sprint.
• Un puesto queda en Salario.
• Un proveedor queda en Servicios.

Cualquier otro gasto queda sin categoría. Para cambiarla, edita el gasto y elige Por hora, Costo del Sprint, Tarea, Salario, Gastos de viaje, Servicios, Préstamos u Otro.

Cuando el gasto está vinculado al costo de una tarea o de un sprint, su Total no puede ser mayor que lo que falta por pagar de ese costo. Si lo es, el formulario sigue abierto y muestra El monto supera lo que falta por pagar de este concepto debajo del Total, seguido del monto que falta. El gasto no se crea hasta que lo corriges.

Encuentra gastos

Filtra la lista por:

• ID del proyecto, Id de Sprint del Proyecto y Usuario.
• Fecha de pago desde y Fecha de pago hasta, y Fecha programada desde y Fecha programada hasta. Igual que en los ingresos, cada par deja los gastos entre los dos días, ambos incluidos, y cualquiera de los dos campos solo funciona como inicio o como fin.
• Estado: Programado, Retrasado o Pagado.
• Categoría.
• Tipo de artículo e ID del artículo, que acotan la lista a los gastos de un elemento.

Gastos que recibe una persona

Un gasto asignado a una persona le aparece en Pagos pendientes hasta que se paga. Cuando se paga con una transferencia, la transferencia le aparece en Pagos. Un gasto marcado como pagado a mano, sin transferencia, no aparece en Pagos. Consulta Tus pagos. Ahí, Ver y Abrir detalle completo abren un resumen del gasto con su Proyecto, Sprint del proyecto, Categoría, Total, Fecha programada, Fecha de pago, Estado y Notas. Ese resumen no se puede editar.

Divide un gasto

Para pagar ahora una parte de un gasto y el resto después, ábrelo y haz clic en Dividir. Escribe el Total a mantener: el gasto se queda con ese monto, y se crea un gasto nuevo con el resto, con los mismos datos y "(Split)" agregado a sus notas. Se te lleva al nuevo.

• Dividir solo aparece en los gastos que no están pagados ni forman parte todavía de una transferencia, y solo a las personas que pueden editar ese gasto.
• El Total a mantener debe ser mayor que cero y menor que el total del gasto. Si no, verás El monto debe ser mayor que cero y menor que el total del gasto, seguido de ese total, y no cambia nada.

Edita y elimina

Abre un registro y haz clic en Editar para cambiarlo, y luego en Guardar cambios. Eliminar te pide confirmar antes.

• Un gasto pagado solo lo pueden editar las personas que pueden ver las finanzas, y solo ellas ven el Total al editar un gasto, así que solo ellas pueden cambiarlo después de crearlo.
• Un ingreso pagado vinculado a un sprint terminado no se puede editar ni eliminar.
• Un ingreso o gasto pagado solo lo puede eliminar el CEO.

Proveedores

Proveedores guarda las empresas y personas a las que la empresa les compra. Haz clic en Crear Proveedor, escribe el Nombre del negocio y, si los tienes, la Clave de negocio, el Nombre de contacto, el Correo de contacto, el Teléfono de contacto y las Notas, y haz clic en Agregar Proveedor. La lista se ordena por Última actualización, que avanza cada vez que se guarda un ingreso o un gasto de servicios del proveedor. El formulario también muestra Última actualización: un proveedor nuevo siempre empieza en el momento en que se crea, escribas lo que escribas, pero al editar un proveedor puedes cambiar esa fecha a mano.

La página de un proveedor lista sus Gastos e Ingresos. Crear uno desde ahí lo vincula al proveedor y llena parte del formulario:

• El Método de pago de un gasto, o el Tipo de un ingreso, empieza en Nu.
• Si puedes ver las finanzas, la Fecha de Pago empieza en hoy, así que el registro se crea ya pagado. Bórrala si el dinero todavía no se ha movido.
• Un gasto recibe la categoría Servicios.

Cuentas bancarias

Cuentas bancarias lista las cuentas por las que se mueve el dinero. Haz clic en Crear Cuenta bancaria, escribe su Nombre, marca las opciones que apliquen y haz clic en Agregar Cuenta bancaria:

• Comisiones de cargo: en Transferencias, a una transferencia entrante de esta cuenta se le puede agregar una comisión mientras espera confirmación, siempre que todavía no tenga ninguna y no sea un rendimiento.
• Generar interés: Transferencias muestra + Rendimientos para esta cuenta, para registrar lo que ganó.
• Es Slicing Pie: las transferencias de esta cuenta se registran en el Slicing Pie. En Pagos, las personas que participan en el Slicing Pie las ven en la pestaña División justa; cualquier otra persona no tiene esa pestaña.
• Cobrar intereses se guarda con la cuenta; ninguna pantalla lo usa.

Eventos

Eventos guarda los eventos que la empresa organiza o a los que asiste, para poder seguir en un solo lugar lo que costó cada uno. Está en el grupo Auditoría del menú lateral, y aparece solo si tu rol te da acceso a los eventos.

1. Haz clic en Crear Evento.
2. Escribe su Título, su Fecha y su Ubicación. Los tres son obligatorios: si falta alguno, el formulario te dice cuál y el evento no se guarda.
3. Haz clic en Agregar Evento.

La lista muestra primero los eventos más recientes. La página de un evento lista sus Gastos. Crear un gasto desde ahí lo vincula al evento y deja fuera los campos Proyecto, Usuario y Sprint del proyecto, porque el gasto pertenece al evento. El formulario llega lleno:

• El Elemento queda puesto en un proveedor; elige cuál.
• El Método de pago empieza en Nu.
• Si puedes ver las finanzas, la Fecha de Pago empieza en hoy.
• El gasto recibe la categoría Servicios, porque está vinculado a un proveedor.